Download Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk & Keluar Sekolah
Banyak orang mencari contoh format buku agenda surat masuk dan keluar sekolah karena dirasa cukup sulit apabila memulai benar-benar dari awal. Jika Anda mengalami masalah tersebut, jangan khawatir karena semua itu akan dibahas pada kali ini. Silakan simak penjelasan dan contoh yang diberikan.
Baca Dulu : Format Buku Agenda Kembar alert-info
Tentang Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
Membuat buku agenda untuk sekolah memang sangat penting, terutama dalam aktivitas keluar masuknya surat. Sebenarnya tidak hanya sekolah saja, berbagai organisasi dan perusahaan juga membutuhkan buku tersebut apabila aktivitas surat-menyurat cukup banyak.
Dengan adanya buku agenda, Anda bisa lebih mudah mengidentifikasi dan menyortir surat dalam periode waktu tertentu. Mengenai pengertian, surat masuk merupakan surat yang dikirim oleh instansi lain atau instansi yang sama di bagian lain. Sementara itu, surat keluar adalah surat yang buat oleh instansi untuk dikirim ke instansi lain.
Fungsi Buku Agenda Surat Masuk dan keluar
Dalam pembuatan buku agenda ini melibatkan aktivitas surat masuk dan keluar. Setiap jenis surat tersebut memiliki fungsi masing-masing. Hal ini cukup penting, terlebih lagi apabila Anda memang bekerja di bidang tersebut. Lalu, apa saja fungsi dari masing-masing surat?
Surat masuk memiliki berbagai macam fungsi. Beberapa fungsi tersebut antara lain sebagai bukti tertulis, alat pengingat, pedoman pelaksanaan kerja, bukti historis, wakil dari penulis, dan juga sebagai alat komunikasi antar instansi. Sementara itu, surat keluar juga memiliki fungsi yang sama, hanya berbeda dari sudut pandangnya saja.
Pencatatan surat masuk dan keluar ini memang sangat penting dan memiliki beberapa manfaat. Manfaat tersebut antara lain surat akan tercatat secara rapi, prosedur penanganan surat menjadi jelas, memudahkan pencarian surat ketika diperlukan, dan menjaga kerahasiaan pada jenis surat khusus.
Pengelolaan Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
Sebelum membahas mengenai contoh format, akan lebih baik jika Anda juga mengetahui bagaimana cara pengelolaan buku agenda surat sekolah yang baik. Hal tersebut bertujuan agar nantinya seluruh kegiatan pencatatan surat menyurat bisa lebih rapi. Berikut adalah tahapan penerimaan surat yang baik.
1. Tahap penerimaan surat
Di tahap ini biasanya dilakukan oleh bagian front office seperti resepsionis ataupun satpam pada kasus tertentu. Bagian tersebut memang bertugas menerima surat baik yang dikirim melalui pos, kurir, ataupun bagian dari instansi pengirim. Tugas utama penerima surat adalah mengumpulkan surat masuk, mengecek ketepatan alamat, serta menandatangani bukti pengiriman surat.
2. Sortir
Tahap berikutnya adalah melakukan sortir. Penyortiran ini artinya memisahkan surat-surat yang masuk berdasarkan kategori atau kriteria tertentu seperti berdasar alamat, pengirim, kepentingan, dan lain-lain. Apabila surat untuk organisasi sekolah, maka akan lanjut ke tahap berikutnya.
3. Mencatat surat
Surat yang sudah disortir kemudian dicatat pada buku agenda. Sebagai informasi, ada tiga jenis buku agenda yang sering digunakan, yakni buku agenda tunggal, berpasangan, dan kembar. Buku agenda tunggal biasanya hanya menggunakan satu buku di mana kolom surat masuk dan keluar sama. Namun, jenis ini jarang dipakai karena cukup rumit apabila jumlah surat terlalu banyak.
Jenis berikutnya adalah buku agenda berpasangan. Pada dasarnya, jenis ini masih menggunakan satu buku. Akan tetapi, data surat masuk dan keluar sudah dipisahkan, yakni pada bagian kiri dan kanan. Terakhir, buku agenda kembar merupakan dua buku yang masing-masing berisi data surat masuk dan keluar sehingga lebih rapi.
Dari ketiga jenis tersebut, buku agenda kembar adalah yang paling sering dipakai. Hal tersebut dikarenakan penggunaan dua buku dinilai lebih efisien dan sangat cocok apabila terdapat banyak aktivitas surat keluar masuk pada organisasi sekolah.
Ketahui :
Download Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
Agar lebih mudah memahami dan membuat, Anda bisa mendownload contoh buku agenda melalui link https://bit.ly/forbukuagenda. Di sana terdapat format buku agenda surat keluar dan masuk sehingga Anda cukup mencontek dan menyesuaikan dengan kebutuhan.
Baca Juga :
- Cara Membuat Label Kode Barang Inventaris
- Kata Sambutan Admin Grup W
- Penulisan Label Undangan yang Benar
Setelah menyimak pembahasan serta contoh format buku agenda surat masuk dan keluar di atas, kini Anda tidak akan lagi mengalami kesulitan. Mengetahui betapa krusial fungsinya, tentu saja mempelajari hal ini akan sangat bermanfaat untuk ke depannya.
Posting Komentar untuk "Download Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk & Keluar Sekolah"