Mengapa Surat Permohonan Izin Berbentuk Surat Dinas Bukan Surat Pribadi?

Mengapa surat permohonan izin berbentuk surat dinas bukan surat pribadi? Untuk menuliskan surat banyak bentuk dan sifatnya. Pemilihan pemilihan bentuk surat harus tepat berdasarkan kebutuhan dan tujuan dari surat itu sendiri. Menulis surat yang ditujukan atau berkaitan dengan instansi atau lembaga tertentu merupakan surat formal. Sedangkan surat yang ditujukan dan ditulis secara pribadi bersifat non-formal. Surat tugas dan surat izin adalah bentuk format surat yang bersifat formal. Namun, terkadang surat permohonan izin masih ditulis dengan non-formal, lalu mengapa surat permohonan izin merupakan surat dinas dan bukan surat pribadi? Kita akan membahas mengenai perbedaan antara surat dinas dengan surat pribadi di bawah ini.

Pengertian Surat Dinas 

Dalam instansi atau lembaga untuk mengajukan surat permohonan izin dengan menggunakan surat dinas. Berdasarkan pengertian mengenai surat dinas adalah surat yang bersifat resmi dan ditulis untuk kepentingan kedinasan, surat dinas berisikan hal-hal yang berhubungan dengan instansi atau lembaga tersebut. Maka, untuk mengajukan surat permohonan izin, yang digunakan adalah surat dinas bukan ditulis dalam bentuk surat pribadi.

Pengertian Surat Pribadi

Sedangkan untuk pengerian surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh individu dan ditujukan kepada individu, tidak terikat dengan lembaga atau instansi serta bersifat non-formal (pribadi). Surat pribadi biasanya ditulis untuk menanyakan kabar atau tujuan komunikasi lainnya yang ditujukan secara pribadi.

Dari pengertian dan tujuan surat di atas kita dapat membedakan antara surat dinas dan surat pribadi. Selain itu juga dalam unsur-unsur kedua surat pun berbeda. Di bawah ini akan kita simak perbedaan unsur yang terdapat dalam surat dinas dan surat pribadi.

Unsur-Unsur Surat Dinas

1. Kop Surat/Kepala Surat

Kepala surat terdiri dari nama instansi atau lembaga, alamat, kode pos, nomor telpon, serta adanya logo instansi tersebut.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat yang tertera di surat dinas dapat berada di sisi kanan atas, kiri atas, ataupun di kanan bawah. Tanggal surat biasanya didahului oleh kota instansi.

Sebagai contoh: Jakarta, 08 Juli 2021

3. Nomor Surat

Setiap instansi memiliki nomor surat tersendiri. surat dinas merupakan surat resmi maka perlu adanya nomor surat.

4. Perihal

Perihal berisikan isi atau inti tujuan surat secara singkat.

5. Lampiran

Lembar tambahan yang dilampirkan, bisa berbentuk dokumen atau lembaran.

6. Alamat Surat

Berisikan tujuan surat tersebut diberikan kepada siapa dan tempat tujuan.

Contoh:  Yth. Bapak Kepala Dinas Kominfo

Di Tangerang Selatan

7. Pembuka Surat

8. Isi

Berisikan tujuan surat tersebut disampaikan.

9. Penutup 

10. Pengirim

Dalam pengirim surat ditulis nama pengirim dengan lengkap beserta tanda tangan.

Download Word Contoh Surat Kuasa Wali alert-info

Unsur-Unsur Surat Pribadi

Berbeda dengan surat dinas, surat pribadi ditulis tanpa terikat instansi atau lembaga dan ditujukan secara pribadi. Adapun unsur-unsur surat pribadi sebagai berikut:

1. Tempat dan tanggal surat

Tanggal surat biasanya berada di bagian kiri atau kanan atas.

2. Alamat surat

Dalam alamat surat berisikan seseorang yang dituju atau penerima surat.

3. Salam pembuka

4. Pembuka surat

5. Isi

6. Penutup

7. Salam penutup

8. Nama pengirim/penulis dan tanda tangan

Download: Contoh Surat Keterangan Kehilangan alert-info

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat kita ketahui bahwa surat permohonan izin merupakan surat dinas. Surat dinas ditujukan kepada instansi atau lembaga dan perlunya kelengkapan unsur-unsur surat dinas dalam penulisan peromohonan izinnya. Unsur-unsur dari kedua surat tersebut terlihat bahwa surat dinas memiliki unsur yang lengkap dan mencantumkan logo serta alamat instansi, sedangkan untuk surat pribadi tidak dan dapat ditulis sesuai keinginan pengirim/penulis surat. Sehingga dengan pengajuan surat permohonan izin seperti itu, dapat terlihat kualitas dan profesionalitas penulis surat. 

Baca dulu: Contoh Surat Lamaran Kerja Kurir Si Cepat alert-info

Setelah membaca dan memahami perbedaan kedua surat tersebut, kita dapat membedakan penulisan surat dinas dan surat pribadi sesuai dengan tujuannya. Hal ini perlu dilakukan agar tidak membingungkan penerima surat dan dapat meningkatkan kepercayaan penerima pesan atas permohonan izin yang kita ajukan, selain itu juga meingkatkan kualitas kinerja kita di hadapan penerima dan pembaca surat. Menuliskan pesan yang baik dan sopan dapat menambah nilai plus kita di mata orang lain.